Dessa punkter utgår från att man undersöker ett visst verktyg
Vilka funktioner finns?
Fundera över vilka funktioner som är prioriterade, skapa en kravspecifikation för att
lättare se och rangordna era önskemål. Jämför sedan med vilka funktioner som verkligen
finns i systemet.
Finns support och/eller utbildning?
Om ni inte redan sitter med kunskaperna om systemet behövs troligen en kort
utbildning, eller i alla fall en bra manual för att lära sig verktyget. Att få
support behöver inte alltid vara nödvändigt, men oftast bör man säkerställa och
bedöma hur väl supporten fungerar för verktyget.
Finns användar- och grupphantering?
Fundera över hur många som ni önskar ska ha tillgång till att uppdatera webbsidorna.
Fundera även över om det behöver finnas olika rättighetsnivåer för användarna eller
ska alla kunna göra allt?
Har systemet stöd för arbetsflöden
Fundera över om arbetsflöde behövs, dvs. att någon skriver in något och en annan person
godkänner förändringen.
Kan man editera flera webbplatser i samma system?
En annnan viktig fundering är om man tänker sig en webbplats (t.ex. endast
www.qipsystems.com) eller flera webbplatser (t.ex. www.qipsystems.com, www.???.com) i samma system.
Detta kan nämligen vara något som förändrar priset på ett system markant.
Kommer webbsidan att publiceras på flera språk?
Fundera över hur viktigt det är att systemet kan hantera olika språk.
Är vektyget sökmotorvänligt?
Idag finns många system som ej är sökmotorvänliga, detta är något som bör undersökas för att
se till att man inte låser in sig i en lösning som gör det svårt för webbplatsen att synas i sökresultaten.
Binder man sig till en leverantör?
Ägs systemet av en viss leverantör som utför allting själv och är låst för omvärlden?
Eller är det ett system som flera har tillgång till källkoder och kan uppdatera fritt? Här ingår
t.ex. open-source-lösningar.
Finns det tredjepartstillverkare?
Finns det några andra än företaget som tillhandahåller verktyget som utvecklar
systemet eller tillägg till systemet?
Följer systemet webbstandarder?
Hur ser koden ut som systemet skapar, följer det webbstandarder som leder till
tillgänglig kod och lätt för alla, inklusive sökmotorerna, att förstå.
Versionshantering?
Behöver man ha tillgång till gamla versioner av sidan? Oftast förekommer detta
då man har ändrat något och vill komma tillbaka till en tidigare variant av vad
som var på sidan eller att man råkar ta bort något som man upptäcker senare att
man vill ha tillbaka.
Går det att importa/exporta från och till systemet i något standardiserat format (t.ex. XML)?
Detta brukar vara en bra indikation på hur enkelt det är att kommunicera med
andra system och om det är enkelt att föra in och ut information från systemet.
Finns det tilläggsmoduler?
Har systemet några tilläggsmoduler och vem/vilka skapar tilläggsmoduler?
Vilka kan skapa tilläggsmoduler? Finns det en öppen API som alla kan tillgå?
Hur installerar man tilläggsmoduler om man upptäcker att man vill ha sådana?
Webbstatistik?
Vilken statistik blir tillgänglig efter att systemet är införskaffat? Det är viktigt
att kunna se hur besökarna rör sig på webbplatsen och vilka sidor de besöker och
ingång och utgångssidor. Om systemen inte har statistik brukar det gå att
lägga in Google Analytics eller dylikt. Tala med leverantören.
Kan det på innehåll sättas publiceringsdatum och slutdatum?
Det kan hända lite då och då att man vill skapa sidor i ett system som
bara ska visas under en viss tidsperiod eller inte börja visas förrän en viss
tidsperiod.
Kan editeringsgränsnittet förändras beroende på rättigheter?
Vissa system har samma gränssnitt oavsett användarnas roller, t.ex. redaktörer och huvudredaktörer.
Medan andra system är mer specialiserade så att gränssnittet ändras beroende på användarens roll.
Kan delar av sidor bli editerbara?
Vissa system tillåter att man sätter rättigheter på delar av sidor, sådant innebär
att man kan editera en halvan av en sida exempelvis, men har inte rättigheter
att editera andra halvan. I större organisationer är detta bra att antingen reglera
i systemet eller ha interna regler så att personer editerar det de ska editera,
inget mer.
Är innehåll editerbart direkt på sidan där det är placerat?
En del system arbetar enbart med rutor för editering där man inte ser hur
editeringen passar in i slutresultaten. En del andra arbetar med att
man hela tiden ser hur sidan ser ut och man kan editera vissa delar av det. Sedan
finns det system som gör både och. Detta är en fråga som bäst besvaras
av att man testar systemet och ser hur det fungerar.
Måste man drifta systemet själv eller hyra eller hur är affärsmodellen för systemet?
Driften av ett system är alltid viktig att ha koll på så att webbplatsen har
ett bra system att ligga på med bra up-time.
Backup?
Sker backuper av innehållet och av systemet? Är dessa backuper tillgängliga
för dig som kund om du vill få hela webbplatsen på något sätt?
Vad händer om du inte vill vara med längre?
Fråga leverantören vad som händer om du skulle vilja byta leverantör eller flytta hemsidan etc...
Kan du få med dig informationen? Kan du få med dig hela webbplatsen?
Priset?
Sist, men inte minst. Vad kostar systemet och vad ingår i priset? Det dyraste är
inte alltid det bästa och det billigaste är inte alltid det sämsta. Så här gäller
det att hitta ett system som man tycker är värt det man betalar.